ヘルプを要請するのも仕事の処理能力のひとつ
最近仕事が溢れていて、あちこちで炎上を始めている。だんだん分かってきたのだが、抱えている仕事の状況を整理する能力が今の自分には不足していて、ここを改善する必要がある。
会社に入る前も入った後も、「ほうれんそうが大事だ」と言われ続けてきた。これまでは、何か問題が起きてからの相談が多かったように思う。しかし、本当に必要なのは、問題が起きないように報告や相談することであり、依頼された仕事を期限までに遂行できる見込みがないのであれば、上司に相談し、誰かに代わりにやってもらう必要がある。本来であれば、自分に依頼された事は全て自分で処理出来ることが望ましいが、程度問題はあるものの、必ずしも全てを自分１人では処理しきることはできない。
今の自分では処理しきれないからヘルプを要請する、というのも、仕事を処理する能力のうちである、と最近感じている。そのためには、今自分は何をすべきで、それぞれどれくらいの時間がかかりそうか、こういったことを頭の中で整理する必要がある。ただ仕事が多過ぎて処理しきれないと主張しても、上司としても手のうちようが無い。
明日からは、自分が何を処理すべきで、何が期限内に遂行できそうにないのか、こまめに相談しながら仕事するよう心がけよう。
相手に依頼する時に気を付けるべきこと（作成中）
– 相手に何かを作成して欲しい時、欲しいアウトプットのフォーマットを渡すこと。相手が自分の依頼に着手するためのハードルを下げる事で、より早く、的確な情報を得る事ができる。
– 依頼の文章は、相手がとるべきアクションが幾つあるのか、明確な形にしておくこと。長々と書いた文章の中にいくつもの依頼が書かれていてま、相手はきちんと読まないから漏れが出るし、相手の初動も遅れる。
– 何時までにやって欲しいのか、きちんと明記すること。そうしないと後回しにされる可能性がある。
– いつを期限に、どんな依頼を出したか。帳簿を付けておくこと。自分が依頼を出したことを忘れてしまうため、少なくとも重要性の高い依頼についてはやるべき。
– 返信期限を過ぎた依頼の督促は、メールだけでなく、電話でもすること。
重要だけど緊急でない仕事の進め方
重要だけど緊急でないことをやる時間を無理やり作れば、以外と前に進めることは出来ると感じ始めています。
緊急かつ重要なものは、みんなが協力してくれるから、抱え込まないことが大事なのかもしれない。
暫くこういうやり方を続けてみよう。
自分で言うのと、人から言われるのでは、同じ言葉でも感じ方が全然異なる話
自分に対するネガティブな言葉について、自分で言うのは大丈夫だけど、いざ人から言われると傷つく、という話はよく聞く。そのことを改めて感じることがあった。
先日尊敬する先輩と飲みに行って、仕事の悩みなどを聞いてもらった。
話の中で、「僕は xx な所があるじゃないですかー。」ということを俺が言った。
今の自分は何がダメで、何をどうして行けば良いと思うかを確認してアドバイスをもらいたいと思って飲みに誘ったため、そこは正直な話を聞くつもりでいた。
だから質問するまでは、そこで「そうだね」と言われるつもりでいたのだが、いざ質問をしてみると、「そんなことない」と言って欲しいと思う自分が少なからず居た。先輩ははっきりとしたことは言わなかった。
その先輩の反応は「そうだね」という反応だとは思うが、実際に言われるのと言われないのでは、感じ方が全然異なる。相手のために相手の短所を指摘すべき場面もあると思うが、そうではない時、悪戯に相手を傷つけるようなことが無いよう、気をつけていきたい。
自分の評価が下がることについて
「自分の担当業務をきちんと処理することが担当者の責務である。」
「処理しきれない業務量がならば、それを上司に相談して負荷を下げてもらう必要が有る。」
それは俺もそう思うのだが、相談先の上司というのは自分を評価する立場の人間であり、
「任せてもらった仕事量が多過ぎて処理しきれません」という告白は、
「あなたが期待した程の能力を自分は持っていませんでした」ということを意味してしまう。
そのためこの告白は、ある種非常に勇気のいる行動となる。
一方で自分の業務がこなせないということは、誰かに迷惑がかかり、
今度はその迷惑を被ってしまった人からの評価が下がってしまうことになる。
さて、どうしたら良いものか結論が見いだせない。
つづく
分かりやすいことでなく、５分でできることをすぐやること。
「５分で出来るものはすぐやる」というビジネス本でよく見るノウハウを参考にしているつもりになっているが、俺は「アウトプットがすぐに頭に浮かぶ物」をすぐにやっているように思う。
タスクリストをこなしている最中に、分かりやすいけど時間がかかる依頼に対応して、やっていた仕事を完了させるのに効率が落ちている。
明日からは、「５分でできるか？」ときちんと問いかけた上で、割り込みのタスクに対応するようにしよう。
自分の成長・仕事の改善のため、今日学んだこと
職場の後輩Aはまぁ賢いのだが、いつもヘラヘラしていて腹を立てることがよく有る。今日もAから質問を受けて答えてあげたら、髪の毛をクリクリしながら、「え？え？どういうことすか？分かんないす。」とか言われて少し腹を立てていた。
一方、会社で使っているシステムで若干非効率な点がある物について、もっと効率の良いシステムに出来ないものかと相談された。Aは入社したてで仕事の流れが分かっていないため、既存システムの意図について理解出来ていない所もり、ただ非効率なシステムだと感じているようだった。腹を立てた直後の話だったので、非効率な所があるのは同意見にも関わらず、ただ否定的な回答の仕方になってしまった。
ここから何が言えるかというと、人に対して抱くマイナスの感情は前向きに仕事をする上での障害となってしまうということ。忙しい所に慣れていない人から色々聞かれたら、例えAがヘラヘラしてなくても多少イライラするとは思う。しかし、そもそもを考えながら仕事をするAの発言は、例えそれが的外れだとしても、自身の理解度チェックにもなる上、何かの改善のきっかけにもなりうる。
自分の成長、仕事の改善のために、今日の出来事は良い戒めとなった。
